Veiligheid

Het kwijtraken van gevoelige documenten kan voor een bedrijf rampzalig zijn. Daarom is het belangrijk dat je data beschermt met effectieve antivirussoftware en firewalls. Maar één belangrijk punt in de beveiliging wordt vaak over het hoofd gezien: de printers en multifunctionals. Hier kunnen vertrouwelijke documenten eenvoudig in verkeerde handen vallen, al dan niet opzettelijk. Het aantal gevoelige documenten dat onbewaakt op machines achterblijft, vergeten wordt of dat ligt te wachten tot iemand ze komt halen, is enorm. De gevolgen van diefstal van gegevens zijn, ongeacht het soort bedrijf, hetzelfde.

Beveilig de harde schijf van de machine

Het risico dat niet wordt voldaan aan de wettelijke eisen inzake gegevensbescherming is groter dan je misschien denkt. Veel printers en MFP’s beschikken bijvoorbeeld over een geïntegreerde harde schijf. Deze wordt voor veel toepassingen gebruikt maar na een afdruk-, kopieer- of scantaak kan informatie achterblijven op de harde schijf. Als deze gegevens niet worden beveiligd, bestaat het risico dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke gegevens of dat deze worden gestolen.

Om te beschermen tegen deze risico’s, adviseren wij de harde schijf van de machine éxtra te beveiligen. Hierdoor wordt na elke afdruk-, kopieer- of scantaak alle gegevens verwijderd die tijdens het proces op de harde schijf werden opgeslagen. Dit verwijderingsproces is zo grondig en veilig dat het zelfs de certificeringen heeft gekregen.

Beveilig de harde schijf van de machine
Toegangscontrole

Toegangscontrole

Door te controleren wie toegang heeft tot de machines kun je voorkomen dat deze onrechtmatig worden gebruikt.

  • Gebruik standaard ID-authenticatie of pincodes bij de machine om onrechtmatige toegang uit te sluiten.
  • Zorg dat de machines uitsluitend toegankelijk zijn voor geautoriseerde gebruikers.
  • Leg vast wie mag afdrukken, kopiëren of scannen om misbruik te voorkomen.

Follow Me Printing

Follow Me Printing is een eenvoudige manier om gebruikers hun vertrouwelijke documenten te laten ophalen op het tijdstip en bij de machine van hun keuze.

Follow Me Printing geeft daarnaast alleen geautoriseerde gebruikers toegang tot de outputomgeving en alleen na authenticatie worden de persoonlijke printopdrachten op de gekozen machine afgedrukt.
Dit vermindert de noodzaak tot het hebben van persoonlijke printers, voorkomt dat gevoelige informatie door de verkeerde personen van de printer wordt afgehaald of niet worden opgehaald en achterblijft op de printer.

Follow Me Printing
Document management systemen (DMS)

Document management systemen (DMS)

Door het inzetten van een intelligent document management systeem wordt informatie beveiligd ten behoeve van de bedrijfsprocessen. Een oplossing die gebruikers binnen of buiten het kantoor én onderweg kunnen gebruiken om informatie op een veilige manier te raadplegen. Gebruikers kunnen alleen aan gegevens komen, waarvoor ze zijn geautoriseerd. De controle op het gebruik van informatie wordt zo vereenvoudigd.

Met een document management systeem heb je daarnaast de mogelijkheid de levenscyclus van gegevens
conform de wettelijke en bedrijfsspecifieke voorwaarden te beheren.

Karlijn

Heb je vragen of wil je de mogelijkheden bespreken?
Neem dan contact met ons op

Tom Alaerds

Specialist in Print-, Scan- en Documentoplossingen