Op het hoofdkantoor van OTTO Work Force waren reeds Kyocera machines aanwezig. Deze waren geleverd door Martin Cuypers BV. Dit was echter alleen voor het hoofdkantoor. De in-house locaties van OTTO maakten vooral gebruik van HP-printers, wat zorgde voor hogere kosten, geen mogelijkheden voor centraal beheer en dus geen volledige ontzorging. Het contract op de huidige Kyocera multifunctionals (op het hoofdkantoor) liep af en het werd dus tijd om de situatie van OTTO opnieuw te analyseren en een passend advies te bieden.
Er was veel veranderd in de dynamische organisatie van OTTO. Door een groeispurt van de organisatie, veel on-site locaties en geprinte documenten die vragen om AVG-proof oplossingen is besloten door Tom van Martin Cuypers BV om samen met Kyocera Nederland, de volledige organisatie te analyseren om zo een oplossing te bieden die dynamisch is, kostenbesparend is en op maat past voor OTTO.
Vanwege de omvang van het bedrijf is besloten om de printanalyse uit te voeren in nauwe samenwerking met Kyocera. Deze analyse is stap voor stap uitgevoerd met de nodige precisie.
Na het afronden van de printanalyse van OTTO Work Force kwamen er een aantal interessante punten naar voren. Bij de in-house locaties van OTTO ging er veel kostbare tijd verloren door het niet voorradig hebben van toners en tevens in het vervangen van de toners. Door het ontbreken van de toners kwam het voor dat er niet geprint kon worden of kon het gebeuren dat toners besteld dienden te worden.
Omtrent de strak gehanteerde AVG-wetgeving van OTTO bleek dat deze nog verder in detail geperfectioneerd kon worden. OTTO wou er zeker van zijn dat wanneer een privacy gevoel document werd geprint, dit tevens van de printer werd gehaald door degene die het print.
De analyse bood een duidelijk beeld van de situatie bij OTTO Work Force en maakte het voor Martin Cuypers BV inzichtelijk welke oplossing hierbij het beste paste.
- Op alle locaties zijn Kyocera machines geplaatst. Dit is een mix van A3 & A4 apparatuur, toegespitst op de wensen per locatie.
- Alle printers zijn gekoppeld met Kyocera Nederland. Hierdoor gaan o.a. tonerbestellingen volledig automatisch en deze worden direct op de juiste locatie geleverd.
- Op de hoofdkantoren is een Follow-Me-Printing oplossing geïmplementeerd. Dit zorgt ervoor dat documenten alleen kunnen worden opgehaald door de persoon die de printopdracht heeft gegeven.
- OTTO is dynamisch en zo is het contract ook opgebouwd, nieuwe locaties worden direct voorzien van dezelfde type Kyocera multifunctional zodat alles uniform is en gedekt in een overall contract.
- Een overall besparing van circa 50% op de printkosten
- Tijdsbesparing door automatisering van de tonerbestellingen en directe levering op elke locatie
- De printoplossing groeit mee met de organisatie
- Alle voordelen van een Follow-Me-Printing oplossing, waaronder o.a. een besparing op papier
- Één overzichtelijke oplossing voor de volledige organisatie met één aanspreekpunt
