all in

document
oplossingen

Onze
oplossingen

voor printen, scannen en documentenbeheer

Met de kennis van onze specialisten kun je de opzet van documentenprocessen binnen je organisatie volledig optimaliseren. We zoeken voor jouw bedrijf de perfecte balans tussen veiligheid, snelheid en efficiëntie. Door binnen jouw organisatie de print-, scan- en documentvraagstukken volledig te begrijpen kunnen we foutloos adviseren. We combineren namelijk het beste van twee werelden:

  • De lokale kennis en het snel schakelen met een persoonlijke touch in onze werkwijze
  • De beschikbaarheid tot en expertise van wereldmerken op het gebied van kopieer-, print en scanapparatuur. 

CASES

Unieke branches
unieke oplossingen

Office

Ben je alweer je documenten kwijt? Met onze documentoplossingen heb je ze snel weer teruggevonden. Sterker nog, je raakt ze niet meer kwijt. Op zoek naar de juiste labelprinter voor jouw toepassing? Daar helpen we je bij. Papierloos werken en zoveel mogelijk automatiseren is vaak het doel. Een multifunctional is niet het probleem, maar kan je daar juist bij helpen. Wij zorgen voor de juiste printer op de juiste plaats, door goed te onderzoeken wat je wensen zijn. De total cost of ownership zit altijd in onze gedachten en met een groot aantal oplossingen kunnen we dit geheel op maat aanbieden. De focus ligt hierbij op gemak, efficiëntie en kostenbesparing. 

Hospitality

Je menukaarten of uitnodigingen printen op een mooi papier? Uitnodigingen verzenden met een labeltje? Of hotelreserveringen en informatie voor gasten op papier printen?
Daar heb je natuurlijk een printer voor nodig. Afhankelijk van het gebruik van de printer zoeken wij naar het juiste model. Wij bieden je hierbij ook de service en het onderhoud van de printer, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan. 

Healthcare

Informatie van patiënten of cliënten is natuurlijk erg privacygevoelig en hoort niet op straat te liggen. Met Follow Me printing zorg je ervoor dat er nooit gegevens op de printer liggen die niet voor andermans ogen bestemd zijn. Een juiste papiervernietiger is hierbij ook niet ondenkbaar. Het vernietigen van patiëntengegevens of gevoelige informatie moet op een juiste manier gebeuren. Het printen van bezoekerspasjes, recepten of doorverwijzingen voor patiënten. Een printer komt altijd van pas.  

Advies?

Vraag het de specialist

Ik ben Rob,
heb je vragen?

Consultant Document- & Audiovisuele oplossingen

Tips & Tricks

BLABLABLA
BLABLABLA

eerst zien dan geloven?

Wil je ons GOED VERHAAL eerst beleven? Bezoek de all-in Martin Cuypers inspiratietour

Reparatieaanvraag

We leveren apparatuur welke aan de hoogste kwaliteitseisen voldoen. Het kan natuurlijk altijd voorkomen dat een apparaat toch storingen of defecten vertoont en je twijfelt over een reparatie aanvraag. Mocht dit gebeuren, meld dit dan bij ons en we staan voor je klaar.

Indien het een apparaat in contract betreft, vragen wij je om contact op te nemen met een van de volgende telefoonnummers:

Digitaliseren & Archiveren

Organisaties staan voor de opgave om met minder mensen meer werk te verzetten. Tevens zijn medewerkers vaak niet meer fysiek aanwezig op één locatie. De kunst is om dan een partner te vinden die de middelen aanreikt om documentprocessen te optimaliseren. Denk hierbij aan het verbeteren van papier intensieve business processen, scannen naar bedrijfsapplicaties en documentmanagement. Wij begrijpen de zakelijke uitdagingen en leveren oplossingen voor het digitaliseren en archiveren van documentprocessen.

Geïntegreerde scanfuncties

Het digitaliseren van documenten is een onmisbaar onderdeel van het alledaagse kantoorleven geworden. Daarom zijn onze multifunctionals standaard uitgerust met geïntegreerde scanfuncties, waarmee eenvoudig en snel documenten gedigitaliseerd kunnen worden naar PDF(/A), TIFF of JPEG-formaat. De digitale documenten kunnen naar diverse bestemmingen worden verzonden voor verdere verwerking.

Scannervision

Laten we eerlijk zijn, archiveren is niet een taak die de meeste mensen met plezier uitvoeren. Meestal wordt het uitgesteld of helemaal vermeden, zeker als archiveren nog in papieren vorm gebeurt blijft het beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Ondanks dat informatie een van de meest kostbare bezittingen is voor een organisatie gaat deze vaak verloren in ongewenste tijdrovende en foutgevoelige archiveringsprocessen.

ScannerVision is hét alternatief voor de traditionele manier van archiveren en scannen/digitaliseren. Met slechts enkele eenvoudige handelingen kan een medewerker alle documenten scannen, digitaliseren, bewerken, kenmerken, routeren en op de gewenste locatie in het juiste formaat opslaan.

Kyocera workflow manager

Kyocera Workflow Manager is een simpele maar krachtige oplossing voor het beheren van documenten en bedrijfsinformatie. Een kant en klare, direct inzetbare oplossing voor het beheer van de dagelijkse werkzaamheden. De software beschikt over vier met elkaar verbonden (of gekoppelde) modules op de volgende functionele gebieden:

  • Human resources – (HR)
  • Contract management (CM)
  • Sales & Distribution (SD)
  • Procurement management (PM)

Document management systemen (DMS)

Document management systemen (DMS) dienen voor het elektronisch archiveren en beheren van documenten en informatie. Ze bieden mogelijkheden tot een efficiënt beheer van, snelle toegang tot en betrouwbare controle van informatie gedurende alle fases van de levenscyclus.

Hierdoor is het mogelijk sneller, efficiënter, veiliger en goedkoper te werken.

Een DMS vormt het centrale kennisplatform waarop alle informatie (zowel op papier als digitaal) bijeen is gebracht om zo nodig snel te kunnen worden opgevraagd.

Meer weten over onze documentoplossingen?

De diverse documentoplossingen zijn afhankelijk van de wensen van jouw als gebruiker. We zoeken graag samen met jou naar de juiste oplossingen voor een verbetering in efficiëntie, kostenstructuur en gemak.

Veiligheid

Het kwijtraken van gevoelige documenten kan voor een bedrijf rampzalig zijn en de veiligheid van deze documenten is van enorm belang. Daarom is het belangrijk dat je data beschermt met effectieve antivirussoftware en firewalls. Maar één belangrijk punt in de beveiliging wordt vaak over het hoofd gezien: de printers en multifunctionals. Hier kunnen vertrouwelijke documenten eenvoudig in verkeerde handen vallen, al dan niet opzettelijk. Het aantal gevoelige documenten dat onbewaakt op machines achterblijft, vergeten wordt of dat ligt te wachten tot iemand ze komt halen, is enorm. De gevolgen van diefstal van gegevens zijn, ongeacht het soort bedrijf, hetzelfde.

Beveilig de harde schijf van de machine

Het risico dat niet wordt voldaan aan de wettelijke eisen inzake gegevensbescherming is groter dan je misschien denkt. Veel printers en MFP’s beschikken bijvoorbeeld over een geïntegreerde harde schijf. Deze wordt voor veel toepassingen gebruikt maar na een afdruk-, kopieer- of scantaak kan informatie achterblijven op de harde schijf. Als deze gegevens niet worden beveiligd, bestaat het risico dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke gegevens of dat deze worden gestolen.

Om te beschermen tegen deze risico’s, adviseren wij de harde schijf van de machine éxtra te beveiligen. Hierdoor wordt na elke afdruk-, kopieer- of scantaak alle gegevens verwijderd die tijdens het proces op de harde schijf werden opgeslagen. Dit verwijderingsproces is zo grondig en veilig dat het zelfs de certificeringen heeft gekregen.

Toegangscontrole

Door te controleren wie toegang heeft tot de machines kun je voorkomen dat deze onrechtmatig worden gebruikt.

  • Gebruik standaard ID-authenticatie of pincodes bij de machine om onrechtmatige toegang uit te sluiten.
  • Zorg dat de machines uitsluitend toegankelijk zijn voor geautoriseerde gebruikers.
  • Leg vast wie mag afdrukken, kopiëren of scannen om misbruik te voorkomen.

Follow Me Printing

Follow Me Printing is een eenvoudige manier om gebruikers hun vertrouwelijke documenten te laten ophalen op het tijdstip en bij de machine van hun keuze.

Follow Me Printing geeft daarnaast alleen geautoriseerde gebruikers toegang tot de outputomgeving en alleen na authenticatie worden de persoonlijke printopdrachten op de gekozen machine afgedrukt.
Dit vermindert de noodzaak tot het hebben van persoonlijke printers, voorkomt dat gevoelige informatie door de verkeerde personen van de printer wordt afgehaald of niet worden opgehaald en achterblijft op de printer.

Meer weten over onze documentoplossingen?

Voorkom het rondslingeren van privacygevoelige informatie en zorg voor een veilige omgeving voor je medewerkers en bezoekers. Ben je bewust van de gevolgen bij het "verkeerd" gebruik van de printers en de gegevens welke je afdrukt. Wij helpen je graag bij de juiste oplossing voor dit probleem. 

Kostenbesparing & een groene wereld

Geld wordt op allerlei onzichtbare manieren verkwist: onnodige apparaten, verspilde grondstoffen en inefficiënte machines of dure werknemers die hun waardevolle tijd verkwanselen aan simpele print- en scanproblemen. Kostenbesparing is aan de orde van de dag tegenwoordig. De aanschafprijs van een nieuwe multifunctional of printer is dus niet alleen doorslaggevend bij de keuze van de juiste apparatuur voor een onderneming.

Wij helpen graag om de documentenstroom in detail in kaart te brengen om op basis van jullie print-, scan- en kopieerbehoefte een goede oplossing te adviseren.

Total Cost of Ownership

Bij de keuze voor een nieuwe kantoormachine is het belangrijk om na te denken over de zogenaamde ‘TCO’ oftewel Total Cost of Ownership. Daarin worden naast de aanschafprijs ook de bijbehorende kosten van gebruik, verbruik en behoud meegewogen, zowel de directe als de indirecte kosten. Daarmee weet je ook in de toekomst zeker dat je de juiste keuze hebt gemaakt.

Door bewust een keuze te maken, gebaseerd op jullie documentenstroom, kunnen kosten bespaard worden.

Pro Rato Colour System

In een werkomgeving worden veel verschillende documenten geprint. Dit betekent dat voor het afdrukken van het ene document meer toner gebruikt wordt dan voor het andere. Vooral bij het gebruik van kleur kunnen de verschillen groot zijn. Waarom betaal je dan nu voor iedere afdruk hetzelfde?

Kyocera biedt als eerste, in de markt van laserprinters, kleurenafdrukprijzen aan die gebaseerd zijn op het daadwerkelijke tonerverbruik.

De nieuwe kleurenmultifunctionals van Kyocera hebben vier tellers, waarvan drie kleurentellers, aan boord. Deze drie kleurentellers registreren het werkelijke kleurgebruik per afdruk.

Teller 1 - Basis kleur
Teller 2 - Extra kleur
Teller 3 - Kleurrijk

Hierdoor kun je tot wel 75% besparen op het printen van kleur.

Solar Powered Printing

Wij combineren Kyocera printers en multifunctionals met Kyocera zonnepanelen. Om te bepalen hoeveel zonnepanelen nodig zijn kijken wij naar de TEC waarde (Typical Energy Consumption) van de machine(s). Dit is het gemiddeld energieverbruik voor een bepaald model printer of multifunctional.

De voordelen:
• Een CO2-neutrale printoplossing
• Een lagere energierekening
• Een positieve bijdrage aan uw ISO14001-certificering en/of MVO-doelstellingen
• Aantoonbaar gebruik van schone energie, onafhankelijk van uw energieleverancier

Meer weten over onze documentoplossingen?

Samen zorgen we voor een groenere wereld. Door het juiste advies, aanschaf en gebruik van producten bouwen we samen aan een betere toekomst. Wij brengen je daarbij ook graag op de hoogte van alle kosten welke komen kijken bij de aanschaf en het gebruik van de aangeboden documentoplossing. Er is niets vervelender dan dat je achteraf voor verrassingen komt te staan. 

TOP